Sådan får små virksomheder bedre styr på likviditet og bogføring

Kontoen ser fin ud i dag. Om tre uger skal momsen betales, og to kunder skylder stadig for sidste måned. Huslejen trækkes den første, og din egen løn skal jo komme et sted fra.

Det er likviditet i en nøddeskal: om pengene står på kontoen, når regningerne skal betales. Bogføringen er instrumentbrættet, der viser dig det i tide.

Her får du en enkel rutine for begge dele. Undervejs laver du dit eget likviditetsbudget og finder ud af, hvad kravet om digital bogføring betyder for din virksomhed.

Likviditet er ikke det samme som overskud

Et overskud i regnskabet betaler ingen regninger.

Et eksempel: Du er tømrer og har lagt nyt gulv i en frisørsalon i Viby. Fakturaen lyder på 40.000 kr. plus moms, og salonen har 30 dage til at betale.

Inden pengene lander, skal du betale for materialerne og lejen af værkstedet. Du skal have din løn, og momsen for sidste kvartal skal betales, før salonen har betalt.

Ifølge Virksomhedsguiden afhænger likviditeten af timingen: hvornår pengene kommer ind, og hvornår de går ud igen. Derfor kan en travl måned med mange nye opgaver tømme kontoen. Du lægger ud for materialer og løn, længe før kunderne betaler.

Bogføringen er dit overblik

Kvitteringerne i skoæsken bliver først til et overblik, når de er bogført. Med en opdateret bogføring kan du se:

Erhvervsstyrelsen skriver i sin vejledning, at du som udgangspunkt bør sigte efter at have dine transaktioner registreret inden for den løbende måned. Har du mange transaktioner hver dag, bør det gå meget hurtigere.

Reglerne for digital bogføring

Kravet om digital bogføring er kommet i etaper, og hvornår det rammer dig, afhænger af virksomhedsformen og omsætningen. Her er tidspunkterne fra Virksomhedsguiden:

For personligt ejede virksomheder virker grænsen begge veje: Har du et indkomstår under 300.000 kr., gælder kravet ikke året efter. Det kommer først igen, når du har været over grænsen to år i træk.

Du skal gemme registreringer og bilag i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, de hører til. Følger dit regnskabsår kalenderåret, skal bilag fra 2026 altså gemmes til udgangen af 2031.

Er du omfattet af kravet om digital bogføring, gælder to regler mere. Visse bilag, fx købs- og salgsfakturaer, skal gemmes digitalt, og du skal have en skriftlig beskrivelse af dine bogføringsprocedurer. Erhvervsstyrelsen har lavet en skabelon til beskrivelsen, som du finder på Virksomhedsguiden.

Overholder du ikke reglerne, starter det med et påbud om at sende en erklæring med dokumentation. Derefter kan de ansvarlige få bøder, og i særligt grove tilfælde kan det ende med tvangsopløsning.

Sådan vælger du et bogføringssystem

Erhvervsstyrelsen har en liste over registrerede bogføringssystemer. Virksomhedsguiden skriver, at du med et registreret system kan være sikker på, at systemet lever op til lovens krav.

Ansvaret for, at transaktioner og bilag kommer ind i systemet, er stadig dit. Programmet kan ikke vide, hvad kvitteringen i jakkelommen var til.

Kig efter et system, hvor du kan:

Shine er en af udbyderne på Erhvervsstyrelsens liste. Med Shines regnskabsløsning kan du fx scanne dine bilag og indberette momsen direkte fra programmet.

Uanset hvilket system du vælger, så prøv det af med en måneds bilag, før du flytter hele regnskabet over.

Lav et likviditetsbudget

Vil du have styr på likviditeten, skal du kunne se et par måneder frem. Et likviditetsbudget viser dig måned for måned, om der er penge til regningerne.

Du kan hente en skabelon på Virksomhedsguiden og tage udgangspunkt i den. Et almindeligt regneark gør samme nytte.

Et eksempel: Du starter oktober med 20.000 kr. på kontoen. Virksomheden er under 1½ år gammel, så du afregner moms hvert kvartal.

Kontoen ender i minus i december. En stille november og momsen for tredje kvartal rammer lige efter hinanden.

Pointen er, at du ser hullet allerede i oktober. Så har du to måneder til at lukke det, fx med hurtigere fakturering og en lavere løn til dig selv i november og december.

Moms er ikke dine penge

Momsen på dine fakturaer opkræver du for staten, og den skal betales videre ved fristen.

Hvor tit du skal indberette og betale, afhænger som udgangspunkt af, hvor stor din momspligtige omsætning er om året, og hvor gammel virksomheden er:

Har du ikke haft nogen omsætning i perioden, skal du stadig indberette.

Fristen ligger cirka to måneder efter, at perioden er slut:

De præcise datoer for hvert år står på skat.dk. Læg dem i kalenderen med en påmindelse en uge før.

Opret en separat konto til momsen, og flyt momsdelen over, hver gang en kunde betaler. Hold samtidig øje med de fakturaer, der stadig er ubetalt, når fristen nærmer sig.

Få pengene hurtigere ind

To af de greb, Virksomhedsguiden nævner for at forbedre likviditeten, er at fakturere tidligere og at følge op på kunder, der betaler for sent.

Send fakturaen samme dag, som opgaven er færdig. Hver dag, den ligger i en kladde, er en dag mere, du venter på pengene.

Kig på dine betalingsbetingelser. Skal kunden have en hel måned, eller kan du nøjes med kortere tid?

Lav en fast rykkerrutine, så du ikke skal tage stilling hver gang. Det kan være en venlig mail dagen efter forfald og et opkald en uge senere.

E-faktura er et krav, når du sælger til det offentlige. Har du offentlige kunder, så sørg for at være klar, før den første regning skal ud.

Byg en buffer, før du får brug for den

Før eller siden betaler en stor kunde for sent. Det er dér, du får brug for en buffer.

Bufferen kan komme flere steder fra:

Ifølge Virksomhedsguiden er långivere og investorer som regel mere villige, når det går godt. Søg derfor om en kassekredit i en god periode, og lad den stå urørt, indtil der er brug for den.

Har du et ApS eller A/S, skal ledelsen ifølge selskabsloven sørge for, at selskabet har et forsvarligt kapitalberedskab. Likviditetsbudgettet er et godt sted at holde øje med det.

Faste rutiner for likviditet og bogføring

Her er en rutine, du kan sætte i kalenderen: